12. Oktober 2017 | Jobsuche

Sinn der Bewerbungsunterlagen: Kompetenzen und Erfolge sichtbar machen

Bedeutung der Unterlagen

Seit sechs Monaten befassen wir uns mit dem Thema der Bewerbungsunterlagen. Warum? In irgendeiner Form benötigt es eine erste Begegnung zwischen dem Bewerber und dem potenziellen Arbeitgeber!

In Ausnahmesituationen kann der Kandidat persönlich bei einem Unternehmen vorbeischauen (dieses geschieht mal in ländlichen Gegenden oder bei Dienstleistungsunternehmen wie Hotels). Auch kann ein Anruf der erste Kontaktpunkt sein (nicht unüblich im Vertrieb – hier kann der Sales-Manager gleich zeigen, dass er in 30 Sekunden zu überzeugen vermag). Aber im Normalfall sind Unterlagen die Schnittstelle, ja die Brücke zwischen demjenigen, der seine Kompetenzen anbietet und dem Unternehmen, das den Problemlöser sucht.

Bewerben ist werben

Nun fühlen sich viele Bewerber verständlicherweise durch „das Stück Papier“ eingeengt. Egal, ob die Unterlagen in traditioneller Weise auf den Weg gebracht werden, per E-Mail oder in einem Job-Portal hinterlegt. Das Prinzip bleibt gleich: Der Bewerber wünscht sich meistens das persönliche Gespräch. Er kann dem Gegenüber in die Augen schauen, mit der eigenen Persönlichkeit überzeugen, das Gespräch steuern. Aber dazu muss es zunächst einmal kommen. Bis dahin besagen die „Spielregeln“, dass der Erstkontakt in geschriebener Form stattfindet.

Fachspezialisten sehen sich mit der Realität konfrontiert, dass sie Kompetenzen herzanziehen müssen, mit denen ihr Alltag nichts zu tun hat. Der Controller muss sich abseits von Zahlen bewegen und geschliffene Formulierungen finden. Der Produktionsleiter soll nun Marketing in eigener Sache betreiben. Das Spiel scheint manchmal unfair, denn für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Wer sich nicht so darstellen kann, wie er sich fühlt, hat im Zweifelsfall das Nachsehen.

Die Herausforderung

Was liegt näher, als das Zurückgreifen auf klassische Formate. Was ist nochmal ein Lebenslauf? Hier wird Baustein auf Baustein gelegt und der Bewerber fängt tabellarisch an, seinen Werdegang aufzubauen oder weiterzuführen. Der Kindergarten wird ausgelassen, aber auch die Grundschule wird in die Daten aufgenommen. Bei manch einem ist da schon einiges zusammengekommen: Wehrdienst, Ausbildung, Studium und dann die beruflichen Stationen. Zum Schluss ist fein säuberlich dokumentiert, wann der Bewerber welche Funktion bei wem in welchem Zeitraum wahrgenommen hat. Hier sind einige zufrieden. Die meisten versuchen dieses Gerüst noch mit den Tätigkeiten zu füllen, für die sich zuständig waren oder die sie übernommen haben. Hier helfen gegebenenfalls Arbeitsverträge, Stellenbeschreibungen oder Zeugnisse.

Dennoch schauen viele Bewerber nach Fertigstellung mit einem gewissen Unmut auf die erstellten Unterlagen. Intuitiv spüren sie, dass die Dokumentation ein realistisches Bild des beruflichen Alltags der Vergangenheit nur spärlich vermitteln kann.

Kompetenzen und Leistungen

In einem amerikanischen Job-Vermittlungsportal, das von Top Headhuntern genutzt wird, bietet eine Dame das Erstellen von Bewerbungsunterlagen für 2.100 US Dollar an. Ein mir bekannter Outplacementberater verlangt dafür 8.000 Euro. Er sitzt dann 1,5 Tage mit dem Mandanten zusammen und stellt vertiefende Fragen zu jeder beruflichen Station. Er ist darauf spezialisiert, die erbrachten Leistungen mit anderen Augen zu sehen. Nach diesem Termin mit dem Klienten benötigt er nochmals mindestens die gleiche Zeit, damit er die Unterlagen ausarbeitet. Das ist noch immer ein stolzer Tagessatz. Das Ergebnis dokumentiert allerdings die Kompetenzen über die ein Bewerber verfügt sowie die Erfolge und Leistungen, die dieser erbracht hat.

Fähigkeiten sichtbar machen

Genau hier liegt der Wert der Unterlagen: Es interessiert Arbeitgebern weniger, ob ein Bewerber mal für die Produktion zuständig war. Das waren viele. Dem Unternehmen ist es viel wichtiger, welche Kompetenzen der neue Produktionsleiter mitbringt. Ist er durchsetzungsfähig? Analytisch-konzeptionell? Eine gute Führungspersönlichkeit? Innovativ? Unternehmerisch denkend? Da solche Aussagen schnell zu Floskeln verkommen können wird gern gesehen, dass beispielhafte Situationen geschildert werden, in denen die Kompetenzen zum Ausdruck kamen. Vielleicht wird eine Projektliste erstellt nach dem P-A-R-Prinzip: Problem. Aktion. Resultat.

Genauso verhält es sich mit den Ergebnissen, die erzielt wurden. Arbeitgeber wollen nicht wissen, wofür ein Bewerber in der Vergangenheit zuständig war, sondern wie effektiv dieser gearbeitet hat. Erfolge und Resultate überzeugen weit mehr als Budgets, Verantwortungsbereiche, Führungsspannen, Stellenbezeichnungen oder Aufgabengebiete.

Methodik

Wie kann man – auch ohne professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen – selbst die richtige Vorarbeit leisten? Wer in den Genuss guter Mitarbeitergespräche kam, hat schon mal Vorteile. Der hat erlebt, wie die Vorgesetzte Stelle die Bewertung des vergangenen Zeitraums erfragt hat:

  • Was ist Ihnen gut gelungen?
  • Worauf sind Sie stolz und warum?
  • Was war das meist positive Erlebnis – begründen Sie bitte Ihre Antwort.

Aber jeder Bewerber sollte sich auch auf das angestrebte Vorstellunggespräch vorbereiten. Darin handelt es sich nicht um ein Ablesen des Lebenslaufs, sondern um die Aspekte die nicht den Unterlagen entnommen werden können. Sie können sich auf folgende Fragen gefasst machen:

  • Warum sollte ich mich für Sie entscheiden und nicht für einen anderen Kandidaten mit ähnlichem Werdegang?
  • Wie wurde Ihre Handschrift in der Vergangenheit erkennbar? Welche Entscheidungen haben Sie getroffen, die nachhaltig wirken?
  • Wir würden Kollegen und Vorgesetzten, die Ihnen wohlgesonnen waren, Sie und Ihre Leistungen beschreiben?

Die Antworten, die Sie hier finden, sind kostbare Bausteine, die Sie in Ihre Unterlagen einbauen sollten.

Über den Autor

Vincent G.A. Zeylmans van Emmichoven, Experte in Sachen Bewerbung, gibt Einsteigern, erfahrenen Arbeitnehmern und Quereinsteigern Tipps zum richtigen Verhalten im Bewerbungsgespräch, zum verdeckten Arbeitsmarkt und vielen weiteren spannenden Fragen rund um Bewerbung und Karriere. Als SZ-Jobcoach schreibt er regelmäßig für die Süddeutsche Zeitung.

Jeden Monat zeigt er innovative und teils kuriose Ansichten und Herangehensweisen an Probleme, die garantiert jeder Bewerber in seinem Leben einmal erlebt hat – vom Bewerbungsprozess bis hin zum heiß ersehnten Gespräch, vom Berufseinstieg bis zum beruflichen Neuanfang.

Vincent G.A. Zeylmans van Emmichoven blickt auf eine internationale Karriere als Geschäftsführer mehrerer mittelständischer Unternehmen und Konzerne (u.a. Yves Rocher und Gillette) zurück. Der Karriere-Coach hält als Gastdozent am MCI Management Center Innsbruck Vorträge zum Thema Job-Hunting, verfasst Beiträge für das Magazin FOCUS und ist Kolumnist bei der Süddeutschen Zeitung.