17. Juli 2020 | Hüblers Bunker-Chroniken

Personalabteilungen in einer digitalen Welt

Als erfolgreicher Mediator und Coach ist Bestseller-Autor  Michael Hübler üblicherweise viel unterwegs, um Führungskräfte zu schulen oder Vorträge zu halten. Doch wie viele Selbstständige ist er nun ebenfalls ins Homeoffice verbannt und beschäftigt sich gezwungenermaßen mit der vielfältigen Berichterstattung zur aktuellen Situation. Und was macht ein Autor, der an den Schreibtisch gefesselt ist und plötzlich „zu viel“ Zeit hat? Natürlich – er schreibt!

In gewohnt kritischer, leicht zynischer, aber auch humorvoller Manier beschäftigt sich  Michael Hübler mit der derzeitigen Situation und reflektiert über Themen, die ihn bewegen. Damit möchte er Mut machen, Ablenkung schaffen, vielleicht auch zum Nachdenken anregen in einer aktuell schwierigen Zeit, der wir uns als Gesellschaft, Familie, Arbeitnehmer wie Arbeitgeber, aber auch als Freunde und Individuum stellen müssen. Daraus entstehen – mit dem ihm so typischen Augenzwinkern – die Hübler Bunker-Chroniken.

Bisher ging es zumeist um die Probleme der Führungskräfte und Mitarbeiter in Corona-Zeiten. Doch dass diese Zeit auch ganz besondere Herausforderungen an die Personalabteilungen stellt, blieb bislang noch unbeachtet. Im heutigen Beitrag setzt sich  Michael Hübler genau damit auseinander: Personalabteilungen in deiner digitalen Welt.

Die Digitalisierung und daraus resultierende Anforderungen

Die Megatrends der Digitalisierung, mobiles Arbeiten, Homeoffice, Big Data, die Nutzung künstlicher Intelligenz für die Auswahl von Bewerbern, das Outsourcing von Aufgaben der Personalabteilungen beispielsweise an Headhunting-Firmen, wird durch die Corona-Maßnahmen lediglich verstärkt. Man könnte auch sagen, dass dadurch der Knoten geplatzt ist und wir nun schauen müssen, wie wir mit diesem Platzen umgehen. Die Digitalisierung sollte schon seit 15 Jahren kommen. Jetzt ist sie da. Die Haufe-Studie „Wir nach Corona“ unterfüttert dies mit der Erkenntnis, dass 49 Prozent der befragten Unternehmen in Zukunft mehr in die Digitalisierung investieren wollen. Und 70 Prozent sehen hier noch eine Menge Luft nach oben. Wer hätte das gedacht?

Die gleiche Studie zeigt allerdings auch, dass der Megatrend Zusammenarbeit auf Distanz  ebenso zum Willen vieler Firmen führt, die Mitarbeiter noch stärker als bisher zu mehr Selbstorganisation, Flexibilität und Eigeninitiative anzuleiten, aber auch die Bindung zum Unternehmen zu fördern und auf der Führungsseite mehr Vertrauen und Transparenz im Zuge einer erzwungenen Führung auf Distanz anzustreben. Wer seine Mitarbeiter nur digital zu Gesicht bekommt, kann gar nicht anders, als mit Vertrauen zu arbeiten.

Wo also geht es hin mit einem Personalmanagement in digitalen Zeiten? Bereits die Verwendung verschiedener Begriffe zeigt an, dass es hierzu ganz unterschiedliche Ansätze gibt. Während Personalmanagement eher altbacken klingt – ich verwende es dennoch, weil damit jeder weiß, was gemeint ist –, bezieht sich der Begriff Human Ressource Management auf die Ressource Mensch, für mich persönlich auch ein wenig seltsam. Dann wären da noch People-Engagement Management oder People-Enthusement Management, zu deutsch Personaleinsatzmanagement oder Personalbegeisterungsmanagement. Wow! Was sich in den USA gut verkaufen lässt, hat es erfahrungsgemäß in Deutschland schwer. Dabei veränderte sich die Rolle der Personalabteilung in den letzten Jahrzehnten erheblich:

1970er-Jahre: Polite (nett)
1980er-Jahre: Police (zu Einhaltung von Regeln)
1990er-Jahre: Partner (zur Unterstützung bei der Weiterentwicklung der Mitarbeiter)
heute: Player (als Gestalter bei der Suche nach neuen Kräften)

Vielleicht kommt sogar der Begriff Personalentwicklung als Teil der Personalabteilung dem Player und dem Begeiter am nächsten.

Dass hier in Deutschland noch Luft nach oben ist, zeigt eine Studie zur Zufriedenheit in der Zusammenarbeit im internationalen Vergleich. Deutschland steht bezogen auf die Zusammenarbeit eher im hinteren Bereich zwischen noch negativeren Werten in der Türkei und den USA und positiveren Werten in Russland, China, Indien und Brasilien. Neben einer kritischeren Bewertung des Arbeitsklimas, zeigt sich vor allem, dass in Deutschland und der Türkei die Aussagen „Für gute Leistungen erhalte ich von meinem Vorgesetzten Lob und Anerkennung“ oder „Ich erhalte von meinem Vorgesetzten klare und hilfreiche Rückmeldungen zu meiner Leistung“ deutlich weniger Zustimmung erfahren als in den positiver eingeschätzten Ländern. Personalabteilungen kommt hier als Begleiter von Führungskräften eine besondere Rolle zu.

Personalabteilungen als treibende Kräfte im Digitalisierungsprozess

Dass Personaler diese Rolle durchaus sehen und ausfüllen wollen, erscheint löblich. Dass viele bisherige administrative Prozesse zur Kopfzahl oder zum Krankenstand überholt sind und dennoch beibehalten werden, ist dabei umso trauriger. Es gilt nicht umsonst die Maxime, bei der Übertragung vom Analogen ins Digitale Prozesse nicht 1 zu 1 zu übertragen, sondern komplett neu zu denken. Das Paradebeispiel ist die digitale Unterschrift. Als Autor unterschreibe ich ab und an Verträge mit Verlagen digital innerhalb weniger Minuten. Schaue ich in andere Bereiche, könnte ich verschweifeln. Meine Tochter bekommt regelmäßig eine Physiotherapie.

Der behandelnde Arzt, die zuständige Gesundheitskasse und die Physiotherapeuten schaffen es jedoch nicht, die erforderlichen Rezepte digital von A über B nach C zu transportieren. Sie sind nicht einmal in der Lage, miteinander auf dem kurzen Dienstweg zu telefonieren, sondern rufen mich an. Also muss ich als Vater die Informationen von A an B weiterleiten, um von B zu erfahren, was C braucht usw., um endlich das Rezept bewilligt zu bekommen, dass A braucht, damit die Therapie weitergeht. Wenn es in manchen Firmen auch nur annähernd ähnlich kompliziert abläuft – und ich weiß, ohne Namen zu nennen, dass es das tut – dann gute Nacht.

Die Dunkelverarbeitung mag manche Menschen an einen chinesischen Überwachungsstaat erinnern. Sie bietet jedoch auch Chancen für Kunden und Freiräume für Personalabteilungen. Kein Wunder, dass Personaler zwar beteuern, für ihre Führungskräfte und Mitarbeiter da sein zu wollen, jedoch kaum Zeit dazu haben. Dies kann und muss sich in Zukunft ändern, damit Personalabteilungen nicht nur ihrer neuen Rolle als Antreiber, Begleiter und Unterstützer der „Ressource“ Mensch in digital-agilen Prozessen gerecht werden, sondern sich auch als menschliche Visitenkarte des Unternehmens sehen, einem Thema.

Während alle Welt in der Hochzeit der Corona-Maßnahmen auf die Sorgen und Nöte von Führungskräften als „Remote Leader“ und Mitarbeitern im Homeoffice blickte, blieben in der öffentlichen Diskussion Personalabteilungen oftmals im Hintergrund. Dieses Phänomen zeigte sich bereits vor Corona. Viele Personalabteilungen sehen sich immer noch als Partner der Führungskräfte, nicht jedoch als Gestalter der neuen Prozesse. Dabei erkennen sie durchaus die Herausforderungen auf den individuellen Ebenen:

  • Die Mitarbeiterebene: Mitarbeiter im Homeoffice müssen in puncto Selbstmanagement fit gemacht werden. Dazu braucht es nicht nur saubere Analysetools, sondern auch darauf aufbauende stringente Fortbildungsmaßnahmen.
  • Die Teamebene: Der Austausch über die Distanz benötigt andere Herangehensweisen als im realen Leben, was insbesondere für Teams ohne virtuelle Erfahrungen ein schwieriges Thema sein kann.
  • Die Führungsebene: Führungskräfte, die bisher große Bedenken zu einer Führung auf Distanz hatten, brauchen ebenso Unterstützung – zum einen bezüglich ihres Mindsets und zum anderen zur Ausbildung konkreter Kompetenzen. Wer bisher vorwiegend mittels Nähe und Spontaneität führte, muss nun lernen, mittels Vertrauen, klaren Ziele, Planungen und Ansagen zu führen, ohne die Spielräume zu eng zu ziehen und in einen Kontrollwahn zu verfallen. Was sich in einem Satz leicht dahin schreiben lässt, ist jedoch in der Praxis aufgrund der Abhängigkeit von individuellen Befindlichkeiten und Kompetenzen hochkomplex.

Gleichzeitig braucht es die Ehrlichkeit und Akzeptanz in Organisationen, dass nicht alle Mitarbeiter der Typ für eine Arbeit zu Hause sind. Die Diskussion darüber, mit oder ohne Corona, muss offen und wertschätzend geführt werden, um Frustrationen im Team zu vermeiden. Da dieses Thema nicht nur einzelne Führungskräfte betrifft, sondern die gesamte Frau- und Mannschaft, sollten Personalabteilungen dieses Thema offen angehen und entprechende Diskussionen anregen. Personalabteilungen kommt damit nicht nur die Aufgabe zu, die Folgen der Digitalisierung und der Arbeit über die Distanz mit Fortbildungen und Beratungen gut zu begleiten, sondern auch Wege aufzuzeigen, mit einer Extremsituation wie aktuell umzugehen. Dazu gehören auch intensive Coachings für Führungskräfte, die bisher einer Führung auf Distanz skeptisch gegenüber standen und nun etwas tun müssen, hinter dem sie nicht stehen. Das Thema Medienkompetenz, das hierzu oftmals als wichtigster Baustein genannt wird, spielt allerdings eine untergeordnete Rolle. Wesentlich wichtiger ist die Kommunikation.

Personalgewinnung 4.0

Das Unternehmen als Marke positionieren

Das eigene Unternehmen als Marke zu positionieren, das sogenannte Employer Branding, ist in digitalen Zeiten unumgehbar. In einer transparenten Welt stehen Unternehmen mit ihrer Webseite zur Schau, ob sie wollen oder nicht. Dies könnte man bedauern, weil es doch um so viel mehr geht, als nur darum, was auf die Oberfläche eines Bildschirm passt. Die analoge Welt macht schließlich all das Menschliche aus, das ebenso für das Unternehmen steht. Und ja: Die digitale Welt verkürzt die Realität, stellt schablonenhaft dar, übertreibt das Gute und verschweigt das weniger Gute. Und manches mal reibt man sich die Augen und denkt sich: Nö. In Wirklichkeit sieht es bestimmt ganz anders aus. Auch in digitalen Zeiten ist geschriebenes Wort geduldig. Dennoch lässt sich das Rad nicht zurückdrehen. Wir leben in dieser Welt und können unsere Chance nutzen oder den ICE der digitalen Transformation verpassen.

Die Rolle von Personalabteilungen besteht nun darin, die sozialen Komponenten im System nach außen so darzustellen, dass ein Unternehmen nicht nur aus Zahlen besteht, sondern auch menschlich wirkt. Damit wirkt das Unternehmen wie ein Magnet für die besten Bewerber.

Schauen wir uns daher ganz praktisch an, welchen Komponenten den Ruf des eigenen Unternehmens im Internet vermitteln können:

  • Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Zukunftsaussichten und Arbeitsplatzsicherheit
  • Karrierechancen
  • Unternehmensführung, Work-Life-Balance
  • Arbeitsinhalte
  • Arbeitsumgebung
  • Soziale und Umwelt-Verantwortung

All das sind Bausteine, die vermittelt werden können und heutzutage sogar müssen. Und wie kann dies geschehen:

  • mittels Bildern und Videos von Mitarbeitern
  • über Bewerbungsanleitungen
  • mithilfe von Projektberichten oder Berichten über Trainee-Programme und Seminare, Teambildungsmaßnahmen oder Ausflüge

Dabei sollten die Inhalte so knackig wie möglich transportiert werden:

Transparenz: Das Internet lädt dazu ein, die Webseiten einer Firma genauer zu untersuchen. Deshalb sollte über die Webseite neben den üblichen Informationen das Image der Firma kurz und knapp transportiert werden, zum  Beispiel über einen Imagefilm oder Stellenanzeigen mit der Möglichkeit, sich direkt digital zu bewerben. Gerade, weil Fehler und negative Bewertungen schneller viral gehen als positive Nachrichten, ist Transparenz umso wichtiger.

Bildersprache: Bilder und Videos wurden durch die Digitalisierung wichtiger. Ein Beispiel: Warum nicht Streckbriefe und kurze Videointerviews von Mitarbeitern auf die Webseite stellen?

Klarheit: Die Inhalte sollten kurz und klar formuliert sein, damit sie auch auf den kleinen Bildschirm eines Smartphones passen. Eine höhere Streuung im Netz führt zu mehr potenziellen Bewerbern. Das wird jedoch nur durch kurze, prägnante Beschreibungen erreicht. Dies ist umso wichtiger, weil die Aufmerksamkeitsdauer im Internet gering ist. Das heißt: Wenig Fließtext, mehr Aufzählungen, grundsätzlich und insbesondere in Ausschreibungen.

Ob Sie Du Er Sie Es sich an Social Media-Regeln halten wollen-will/st, sei jedem Menschen selbst überlassen und ist vor allem von der eigenen Zielgruppe abhängig. Als XING neulich ankündigte, komplett auf die Anrede mit „Du“ umzusteigen, ging ein mediales Raunen durch die Gruppe: Hilfe! Wir werden alle facebookisiert! Wenn ich heute, etwa zwei Wochen später, auf meine Nachrichten von XING schaue, ist es für mich als Kurz-vor-50-Dinosaurier immer noch befremdlich, von XING gedutzt zu werden. Aber egal. Hier bestimmt XING die Regeln. Auf Ihrer Webseite bestimmen Sie, inklusive den Art, wie leger, direkt und originell Sie auftreten wollen.

Ich persönlich kenne junge Menschen, die durchaus gesiezt werden wollen und habe Geschäftskontakte, mit denen ich mich auch nach Jahren der Zusammenarbeit immer noch sieze. Sich zu siezen hat mit Respekt zu tun. Und sich zu duzen bedeutet nicht automatisch Nähe aufzubauen. Nur, weil wir uns alle im Internet tummeln, bedeutet das nicht, dass wir alle denselben Regeln folgen müssen. Vielleicht bin ich tatsächlich schon alt und ein wenig überskeptisch. Wenn ich jedoch im ersten Kontakt von einer bisher unbekannten Person mit US-amerikanischem Überschwang freudig geduzt werde, bekomme ich spontan das Gefühl, dass mir hier jemand etwas verkaufen will.

Mit Social Media-Strategien aktiv auf Bewerbersuche gehen

Neben der passiven Strategie der Gewinnung neuer Mitarbeiter im Rahmen der Positionierung des Unternehmens als menschlicher Marke, bietet sich auch die aktive Strategie an, über Social Media-Plattformen wie XING oder LinkedIn auf Bewerbersuche zu gehen. Aktuell sind viele Personalabteilungen so überlastet, dass sie die Aufgabe der Rekrutierung lieber professionellen Headhuntern überlassen. Diese sind jedoch nicht nur teuer, sondern wissen häufig nicht, wer wirklich zum Unternehmen passt.

Eine Alternative hierzu bieten sich Methoden künstlicher Intelligenz an. Auch dazu gibt es bereits einige Anbieter, die für Personalabteilungen eine Vorauswahl treffen, damit sich diese in einem zweiten und letzten Schritt aus einem kleinen Pool an Bewerbern die best-passendsten mittels Gespür und Intuition auswählen können.

In einer Zukunft, in der viele administrativen Prozesse automatisiert ablaufen, könnten Personalabteilungen jedoch so viel Zeit gewinnen, sich um solche für das Unternehmen überlebensnotwendigen Prozesse der Bewerbersuche wieder selbst zu kümmern. Sie könnten in Zukunft einen Teil ihrer Zeit damit verbringen, soziale Plattformen zu durchforsten, Kontakte zu knüpfen, soziale Themengruppen in Internetforen zu moderieren und munter mitzudiskutieren. Wenn ich an die Personaler denke, für die ich heute tätig bin, ging den ersten Aufträgen meist eine Zeit von durchschnittlich zwei Jahren loser Kontaktung voraus. Eine solche Strategie braucht folglich einen langen Atem und muss gegenüber der Geschäftsleitung gut begründet werden. Ein Kontakt, der jedoch über die Ferne über mehrere Jahre wächst, ist langfristig krisenbeständiger als ein Kontakt, der erst mit dem Vorstellungsgespräch beginnt.

Zum Schluss dieses Artikels möchte ich Ihnen noch eine letzte Idee nahebringen, die es in sich hat, jedoch erfahrungsgemäß von den wenigsten Unternehmen angewandt wird. Gerade deshalb bietet sie jedoch ein enormes Potenzial zur Abhebung von anderen Bewerbern.

Nehmen wir jüngere Generationen als zukünftige Mitarbeiter in den Fokus, zeigt sich die Radikalität neuer Strategien der Personalgewinnung. Jüngere Menschen wollen flexible Arbeitszeit- und -ortmodelle, Gleitzeit, Teilzeit, Vertrauensarbeitszeit, Homeoffice oder sogar ein Sabbath-Jahr. Sie wollen Beruf und Familie vereinbaren. Eine perfekte technische Ausstattung am Arbeitsplatz. Eine Durchlässigkeit von Beruf und Freizeit. Auch wenn ältere Mitarbeiter das seltsam finden, freuen sich einige von ihnen darüber, vor Ort kochen zu können, wenn im Keller ein Tischkicker steht und auf dem Balkon ein Grill. Sie brauchen Abwechslung, das heißt Job-Rotation, Job-Enrichment, Projektarbeit, Kooperationen mit Start-ups, sie lieben Weiterbildungsmöglichkeiten, wollen sich einbringen und mitbeteiligen und stehen einem zu strengen Dresscode skeptisch gegenüber. Kurzum: Jüngere Generationen arbeiten lieber in einem coolen Team, statt Karriere zu machen.

Wenn Sie als Vertreter einer älteren Generation diese Attribute moderner Arbeitsplätze herunterbeten, werden Ihnen viele Bewerber kein Wort glauben. Was liegt also näher, als Teams selbst in die Rekrutierung neuer Kollegen einzubinden? Mittels Videos über den Arbeitsplatz oder kurze Anekdoten. Und auch bei den Einstellungsgesprächen sollten Mitarbeiter beteiligt sein. Zudem wissen die Teammitglieder am besten, was der neue Kollege für Kompetenzen mitbringen sollte.

Über Mitarbeiter „fremdentwickelte“ Ausschreibungen in Social Media-Kanälen verbreiten zu lassen, funktioniert in der Regel icht. Mitarbeiter selbst Konzepte und Formate zur Mitarbeitergewinnung entwickeln zu lassen, ist hingegen in einem höchsten Maße kreativ und authentisch. Ein besseres Aushängeschild können Sie sich kaum wünschen.

 


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Noch mehr Beiträge aus den Bunker-Chroniken findet ihr
 hier. Und schon nächste Woche geht es weiter !
Dranbleiben!

 

 


Über den Autor

 Michael Hübler ist Mediator, Berater, Moderator und Coach für Führungskräfte und Personalentwickler. Als Konfliktmanagement- und Verhandlungstrainer zeigt er, wie wertvoll der Schritt von einer „Heilen-Welt-Philosophie“ zu einer transparenten, agil-mutigen Führung ist.

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