20. Januar 2021 | Allgemein

Virtuelle Meetings organisieren und durchführen

Als erfolgreicher Mediator und Coach ist Bestseller-Autor  Michael Hübler üblicherweise viel unterwegs, um Führungskräfte zu schulen oder Vorträge zu halten. Doch wie viele Selbstständige ist er nun ebenfalls ins Homeoffice verbannt und beschäftigt sich mit der Berichterstattung zur aktuellen Situation. Und was macht ein Autor, der an den Schreibtisch gefesselt ist und plötzlich „zu viel“ Zeit hat? Natürlich – er schreibt!

In gewohnt kritischer, leicht zynischer, aber auch humorvoller Manier reflektiert  Michael Hübler die derzeitige Situation und damit Themen, die ihn bewegen. Er möchte Mut machen, Ablenkung schaffen, vielleicht auch zum Nachdenken anregen in einer aktuell schwierigen Zeit. Eine Zeit, der wir uns als Gesellschaft, Familie, Arbeitnehmer wie Arbeitgeber, aber auch als Freunde und Individuum stellen müssen. Daraus entstehen – mit dem ihm so typischen Augenzwinkern – die Hübler Bunker-Chroniken.

Und auch im Jahr 2021 geht es weiter mit den Bunker-Chroniken, denn auch wenn wir es uns zu Beginn der Pandemie niemals hätten vorstellen können, bestimmt Corona nach wie vor unser tägliches Leben – beruflich wie privat. Auch im neuen Jahr sitzt ein Großteil der arbeitenden Bevölkerung im Homeoffice. Ein positiver Trend zeigt sich: Der Umgang mit der virtuellen Arbeitswelt wird routinierter, zumindest was die technischen Begebenheiten betrifft.

Doch wie ist es um die weiteren Aspekte und Konventionen bestellt, die im virtuellen Umgang miteinander ebenfalls von Bedeutung sind? Ist es egal, wie ich vor der Kamera sitze? Kann ich mich verbal ausdrücken, wie ich will? Gelten die gewohnten Umgangsformen, wie wir sie aus Face-to-Face-Situationen kennen, auch im virtuellen Gespräch uneingeschränkt fort? Oder gibt es sogar neue Regeln für das virtuelle Miteinander? Mit diesen Fragen beschäftigt sich Michael Hübler in dieser sowie in den kommenden Ausgaben seiner Bunker-Chroniken. Heute geht es weiter mit dem Thema: Ziele in Meetings.

Ziele in Meetings

In diesem Artikel geht es weniger um allgemeine Verhaltensregeln in Webkonferenzen. Dass sowohl das Telefon während eines Meetings als auch das Mikrofon, wenn ich nicht spreche, ausgeschaltet sein sollten, hat sich bereits herumgesprochen. Andernfalls würden die anderen Teilnehmer stetig mit meinem Husten, Schnäuzen oder dem Tippen von Notizen beglückt werden. Auch auf Lichtverhältnisse, die Kameraposition, die Körpersprache oder Kleidungswahl möchte ich hier nicht eingehen. Dazu gibt es bereits reichlich Informationen zur Netiquette von Videokonferenzen im Netz. Stattdessen möchte ich mir mit Ihnen anschauen, was in virtuellen Konferenzen im Vergleich zu Präsenzmeetings anders ist, worauf Sie achten sollten und welche Möglichkeiten bzw. Tools es aktuell auf dem Markt gibt, um Besprechungen über die Distanz möglichst gewinnbringend zu nutzen.

Bevor wir uns damit beschäftigen, auf was wir in virtuellen im Vergleich zu normalen Meetings achten sollten, ist es sinnvoll, uns zu verdeutlichen, welche Ziele wir in Besprechungen verfolgen. Summa summarum haben Meetings drei zentrale Ziele:

  1. Informationsaustausch: In voragilen Zeiten bekamen die Mitarbeiter Informationen über neu geplante Vorgehensweisen oder Beschlüsse des Unternehmens. Und Führungskräfte bekamen Informationen von der operativen Front, wie Beschlüsse umgesetzt werden oder wurden. In agilen Teams, in denen der Austausch auf Augenhöhe stattfinden, können Informationen aus dem Team durchaus auch den Zweck verfolgen, die Führungskraft auf neue Ideen zu bringen. Der Austausch wird damit wesentlich flüssiger und weniger hierarchisch, im Sinne eines runden Tischs.
  2. Entscheidungsebenen: Ein wichtiger Aspekt von Meetings, in denen Informationen ausgetauscht werden, sind Entscheidungen. Dazu sollte sich ein Team klar machen, welche Entscheidungen man gemeinsam trifft und bei welchen man mehr oder weniger lediglich die Umsetzung delegiert. Aus der Management-Literatur kennen wir die Unterscheidung zwischen normativen, strategischen und operativen Zielen. Normative Ziele drehen sich um die Ausrichtung eines Unternehmens: Mission, Vision und gelebte Wertehaltungen wie beispielsweise eine nachhaltige Produktion. Strategische Ziele befassen sich damit, wie normative Ziele umgesetzt werden. Soll ein Team dafür sorgen, dass sich der Marktanteil bei einem Produkt als strategisches Ziel um 10 Prozent erhöht, wurden hierzu früher klare Vorgaben vom Topmanagement gemacht, die anschließend im operativen System umgesetzt wurden. In agilen Teams ist der Austausch zwischen strategischer und operativer Ebene fließender als früher. Ein Teamleiter kann aus den Erfahrungen der Umsetzung von Zielen im Arbeitsalltag eine Menge Informationen ziehen, die auch für Hierarchieebenen über ihm/ihr von Bedeutung sein können. Sind die 10 Prozent realistisch? Oder geht sogar noch mehr? Wie lassen sich die 10 Prozent erreichen und was benötigt ein Team dafür? In Meetings ist es daher für Teamleiter wichtig, die Entscheidungsebenen klar zu trennen, damit die Teammitglieder wissen, worüber gerade diskutiert wird.
  3. Bindung: Darüber musste früher niemand nachdenken. Denn die Bindung über den Austausch der Mitarbeiter fand in Präsenzmeetings automatisch statt. In virtuellen Besprechungen gibt es diese Bindung nicht mehr als Gratiszugabe. Umso wichtiger ist es, sich dessen bewusst zu sein, wie wichtig es ist, zumindest ein wenig Bindung über regelmäßige digitale Jour fixes aufrechtzuerhalten. Eine weitere Möglichkeit zur Erhöhung der Teambindung bieten offene Videokonferenzen, im Sinne eines offenen Pausenraums am Anfang und Ende des Meetings. Digitale Konferenzen mögen aufgrund ihrer klaren zeitlichen Taktung extrem effizient sein. Die Wichtigkeit der Bindung der Mitarbeiter zueinander durch Smalltalk sollte jedoch nicht unterschätzt werden, um zukünftigen Missverständnissen oder sogar Konflikten vorzubeugen.

Videokonferenzen, Desktop Sharing und Kollaborationsplattformen

Virtuelle Meetings werden in der Regel über Videokonferenz-Tools wie Zoom, Big Blue Button, Mikogo, GoToMeeting, Google Hangouts, Cisco Webex, Microsoft Teams, Hop-in, Adobe Connect Meetings, Skype, Jitsi Meet, Whereby, SocialHubMeet, Fast Viewer oder Team Viewer abgehalten, um an dieser Stelle die bekanntesten zu nennen. Eine detaillierte Analyse der Angebote erspare ich mir an dieser Stelle, zumal die Tools sich stetig weiterentwickeln. Spannender ist die Frage, was Sie brauchen, um ein gutes Meeting abzuhalten. Dazu sind aus meiner Sicht sieben Faktoren wichtig: Die Frage nach der Moderatorenrolle, der Austausch über Chat- und Breakoutrooms, die interaktive Beteiligung des Teams, die Aufzeichnung von Meetings, die kooperative Zusammenarbeit an Dokumenten sowie die Möglichkeit, Inhalte und Dokumente im Sinne eines Wissensspeichers fortlaufend zu bearbeiten:

1. Wechselnde Moderatorenrolle

Bei den meisten Angeboten kann der einladende Moderatorenhut an Kollegen abgegeben werden. Dies ist wichtig, um die Gefahr einer Einbahnstraßenkommunikation zu vermeiden.

2. Austausch über Chatrooms

Bei Videokonferenzen steht der Austausch unter den Kollegen im Vordergrund. Da dieser nicht ohne weiteres in virtuellen Settings in Fluss kommt, bieten Videokonferenztools in der Regel Chatunktionen an. Ein System wie Big Blue Button bietet den Teilnehmern zusätzlich die Möglichkeit, über Symbole wie Daumen hoch oder Applaus ein Feedback zu geben und ermöglicht damit sogar kleine Abstimmungen.

3. Interaktive Beteiligung des Teams

Mit Big Blue Button können zudem im Rahmen einer Präsentation die Teilnehmern in gezeigte Folien hineinschreiben. Dies kann in Meetings vielfältig genutzt werden, um sowohl die Stimmung als auch Meinungen im Team abzufragen. Alternativ kann es sinnvoll sein, zu einfachen Videokonferenztools wie Zoom oder Jitsi zusätzliche Plattformen bei beispielsweise Mentimeter zur Erstellung von Kartenabfragen, Umfragen oder interaktiven Präsentationen einzusetzen.

4. Breakout-Room

Teilnehmer in Breakout-Rooms reflektieren zu lassen fördert nicht nur die Aktivierung, Beteiligung und den Austausch in Kleingruppen, sondern bietet durch die Bildung spezifischer Untergruppen auch die Möglichkeit einer temporären themenspezifischen Aufteilung des Teams.

5. Aufzeichnung des virtuellen Meetings

Die Aufzeichnung eines Meetings ist insbesondere für Teammitglieder interessant, die nicht anwesend sein können.

6. Kooperative Arbeit an Dokumenten

Wollen Sie Dokumente im Team nicht nur präsentieren, sondern auch gemeinsam bearbeiten, bieten sich mehrere Möglichkeiten an. Zum einen können Sie eher klassische Desktop-Sharing-Systeme wie Fast Viewer oder Team Viewer nutzen, die zusätzlich zu Videokonferenzen die Möglichkeit bieten, auf andere Computer zuzugreifen. Potenziell ist dies allerdings eher bei einer kooperativen Arbeit zu zweit sinnvoll, wenn Mitarbeiter beispielsweise im Homeoffice nicht weiterkommen und nicht wissen, welche Fragen sie formulieren sollen. Bei der Plattform GoToMeeting wiederum kann tatsächlich online gemeinsam an Dokumenten gearbeitet werden. Da klassische Videokonferenztools wie Zoom, Jitsi oder Big Blue Button diese Möglichkeit bis auf eine Chatfunktion nicht bieten, kombiniere ich diese Videokonferenztools persönlich in Seminaren oder Konferenzen mit weiteren kollaborativen Plattformen, beispielsweise

    • Google Docs zur gemeinsamen Arbeit an Dokumenten,
    • Mindmeister zur gemeinsamen Erstellung von Mindmaps
    • Padlet als vermutlich bekanntester Internet-Pinwand, auf der Informationen oder Rückmeldungen online gesammelt werden oder
    • Trello als interaktivem Kanban-Board, das insbesondere für virtuelle, agile Teams eine hilfreiche und vor allem fortlaufende Begleitung und visuelle Unterstützung von Meetings darstellt.

Eine weitere Lösung zur virtuellen, interaktiven Zusammenarbeit bietet die Plattform Slack, in der kostenlosen Version ein relativ einfacher, aber schicker Messengerdienst, den ich zur Strukturierung von Inhalten nutze. Sie können in Slack die Agenda eines Meetings hochladen, auf weiterführende Links als zusätzliches Informationsmaterial verweisen, Meeting-Themen in Unterpunkten strukturiert einstellen und die Ergebnisse direkt online festhalten, sowohl für Nicht-Anwesende zum Nachlesen als auch für später. Selbstredend kann in Slack auch in den Chatrooms diskutiert werden, wodurch es zu einer cleveren Alternative zu Massen-Mails wird.

7. Fortlaufende Agenden zur Wissensbewahrung

Während manche Zusatztools wie Google Docs oder Mindmeister dafür geeignet sind, nicht nur aus dem auf Dauer ermüdenden Setting der Videokonferenz herauszukommen, sondern auch die Teilnehmer zu aktivieren und zur kollaborativen Zusammenarbeit anzuregen, bietet eine Plattform wie Slack zusätzlich die Möglichkeit, Agenden fortlaufend zu gestalten. An dieser Stelle bringt uns die Digitalisierung einen wirklichen Mehrwert. Kreative Tools wie Mindmeister oder Mentimeter bieten uns mehr oder weniger einen Ersatz dafür, was ansonsten vor Ort mittels Stift und Papier stattfinden würde. Plattformen wie Trello oder Slack, auf denen Informationen dauerhaft gespeichert und fortlaufend ergänzt werden, machen aus einem Meeting eine Art Wikipedia zur Einbindung in vorhandene Wissensmanagementsysteme. Das Wissen, das man in Meetings generiert und verteilt, lässt sich dank der digitalen Helferlein nun wesentlich leichter bewahren und weiterentwickeln.

Analoge vs. virtuelle Meetings

Vieles, was für Präsenz-Meetings gilt, gilt auch im Virtuellen:

  • die klare Formulierung der Themen inklusive Ziele und Erwartungen
  • ein pünktlicher Beginn, der hier sogar leichter durchzusetzen ist, wenn die Besprechung aufgezeichnet wird
  • die Verteilung von Rollen wie Moderator, Protokollführer oder Zeitwächter

Während Präsenzmeetings jedoch flexibel und universell handhabbar sind, muss ich mir in Online-Meetings nicht zuletzt aufgrund der Limitierung der Plattformen gut überlegen, was ich in welchem Rahmen bespreche. Anstatt uns über die Begrenztheit der Möglichkeiten des einen oder anderen Tools zu ärgern können wir dies auch als Chance sehen, um mehr Klarheit in Konferenzen zu bringen. Klare Ablauf-Strukturen und eine deutliche Formulierung der Themen sind online noch wichtiger als bisher, da die Teilnehmer an virtuelle Meetings höhere Ansprüche an die Effizienz der Besprechung stellen. Fällt der Smalltalk weitgehend weg, dienen Meetings im Digitalen vor allem der zackigen Klärung der anstehenden Themen. Die Nutzung digitaler Plattformen legen es zudem nahe, sich gut zu überlegen, in welchem Rahmen ein Thema im Team besprochen oder vorbesprochen werden sollte. Muss ein Thema wirklich im gesamten Team geklärt werden oder reichen Untergruppen, die anschließend ein Fazit präsentieren?

Die Struktur und Stringenz in Meetings sind auch deshalb so wichtig, da die Gefahr paralleler Tätigkeiten größer ist. Wenn einen Teilnehmer etwas nicht interessiert, sieht es schließlich niemand, wenn ich schnell ein paar E-Mails checke. Umso wichtiger, vorab zu klären, in den synchronen Meetings mittels Videokonferenzen oder kollaborativen Plattformen ausschließlich zu besprechen und zu bearbeiten, was für alle Anwesenden relevant ist und alles andere in asynchrone Plattformen des Austauschs zu verlagern.

Werden Messenger-Dienste wie Slack genutzt, ist es zudem nicht mehr notwendig, Meeting-Agenden eine Woche vorher rundzumailen, wenn sie ohnehin fortlaufend sind. Die Teilnehmer können sich stetig darüber informieren, wie die Sachlage gerade aussieht, sich bereits vorab Gedanken machen, Informationen einholen oder Fragen stellen. Hintergrundinformationen müssen nicht mehr per E-Mails verteilt werden, sondern können bequem von der Cloud abgerufen werden. Die tatsächlichen Meetings als Videokonferenz werden damit enorm entschlackt. Im Anschluss kann die Bildung von Untergruppen über Plattformen zu einem dauerhaft verbindenden, kontinuierlichen System werden.

Der Ablauf in Meetings pro Thema erfolgt in Präsenz-Besprechungen i. d. R. nach dem Schema: Information zu einem Thema, Meinungsbildung (sofern eine Entscheidung ansteht), Beschlussfassung und Planung der Umsetzung. Informationen sollten man sich im digitalen Zeitalter allerdings vorab besorgen. Eine Meinungsbildung kann ebenso vorab geschehen, sofern man dies klar und deutlich kommuniziert. Sodass sich ein Team im virtuellen Meeting auf die Aspekte der Diskussion und Beschlussfassung sowie der Planung der nächsten Schritte konzentrieren kann. Dies spart selbstredend eine Menge gemeinsame Zeit und damit in der Regel auch Frust und Ärger.

Bei heiklen Themen sollte die Moderation des Meetings fit genug sein, die Klärung von Missverständnissen an anderer Stelle fortzusetzen, sofern diese lediglich Einzelpersonen betreffen, oder eine Sondersitzung einzuberufen, wenn es um das gesamte Team geht. Kleine Missverständnisse können auch virtuell geregelt werden. Einzelkonflikte können oftmals per Telefon geklärt werden. Um größere Konflikte zu besprechen empfehle ich nach wie vor nach Möglichkeit Präsenztermine zu vereinbaren.


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Noch mehr Beiträge aus den Bunker-Chroniken findet ihr
 hier.

Die Themen „Körpersprache“ oder „Proaktives Führen“ beschäftigen Michael Hübler auch in seinen  Büchern.

 

 


Über den Autor

 Michael Hübler ist Mediator, Berater, Moderator und Coach für Führungskräfte und Personalentwickler. Als Konfliktmanagement- und Verhandlungstrainer zeigt er, wie wertvoll der Schritt von einer „Heilen-Welt-Philosophie“ zu einer transparenten, agil-mutigen Führung ist.

Bei metropolitan von Michael Hübler erschienen:

 Provokant – Authentisch – Agil
Die neue Art zu führen
Wie Sie Mitarbeiter humorvoll aus der Reserve locken
ISBN 978-3-96186-004-3

 New Work: Menschlich – Demokratisch – Agil
Wie Sie Teams und Organisationen erfolgreich in eine digitale Zukunft führen
ISBN 978-3-96186-016-6

 Die Bienen-Strategie und andere tierische Prinzipien
Wie schwarmintelligente Teams Komplexität meistern
ISBN 978-3-96186-031-9

 Die Führungskraft als Krisenmanager
Wie Führungskräfte in turbulenten Zeiten Orientierung bieten, Konflikte schlichten und Mitarbeiter begleiten
ISBN 978-3-96186-044-9

 Gesellschaftliche Konflikte in der Corona-Krise
Besonderheiten, Hintergründe, Lösungsansätze
ISBN 978-3-96186-047-0